Firmare dal latino FIRMARE, fermare, derivato di firmus ’stabile, forte’, quindi ‘garantire apponendo il proprio nome, segnare col proprio nome’, ma che nei tempi barbari significò affermare solennemente, onde poi il senso di sanzionare, render fermo un atto con la sottoscrizione del proprio nome. – Segnare col proprio nome, riferito a lettere, o a qualsivoglia atto pubblico, o privato, scrittura, cedola, affine di riconoscerla, approvarla, autenticarla, sancirla, obbligarsi e simili.

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“Well, the long days at Camp David are over. But many months of difficult negotiations still lie ahead. I hope that the foresight and the wisdom that have made this session a success will guide these leaders and the leaders of all nations as they continue the progress toward peace. Thank you very much” (Jimmy Carter, President of the United States of America)

La domanda sorge spontanea: “ma cosa hanno in comune la firma di un trattato di pace con un foglio di autorizzazione rimborso spese?”

La firma, appunto!

Spesso ci capita di pensare alla firma come ad un atto solenne o qualcosa di importante, legato ad eventi epocali, atti notarili, contratti, ordini di acquisto, accordi di partnership, verbali di riunioni, risposte a bandi di gara, denunce, ecc., senza invece renderci conto che apporre una firma è un qualcosa che nella vita di tutti i giorni ci troviamo a fare di frequente, basti pensare alle firme apposte sulle ricevute della carta di credito.

Aree aziendali in cui spesso ricorre il processo di firma:

Per quanto riguarda invece i settori economici, dove il processo di firma è più ricorrente, possiamo sicuramente collocare ai primi posti quello medico/sanitario, la pubblica aministrazione, il legale, il finanziario, l’assicurativo, l’ingegneristico, ecc. ecc..

In Italia vengono stampate circa 115 miliardi di pagine, di cui 19,5 miliardi inutilizzate, che generano un costo di 287 milioni di euro all’anno (fonte: Microsoft Italia 2010).

Forse i nostri uffici non sono come questo, ma sappiamo che nell’era della informatizzazione spinta la carta è ancora troppa, ed il motivo principale della sua presenza, su molte scrivanie, è figlio della esigenza di mettere una firma su carta … magari in triplice copia.

Infine un anedotto: “a noi la firma non serve, in quanto abbiamo tutto il processo di approvazione informatizzato, all’interno del nostro sistema di workflow documentale”, non fa a tempo a finire la frase, che il collega in attesa sulla soglia, entra porgendogli il foglio che ha in mano, chiedendo se lo può firmare, e se il giorno dopo lo può portare direttamente in sede centrale, “così accorciamo i tempi di approvazione” …